1. Klik op deze link om de login pagina te openen.

2. Klik op Wachtwoord vergeten?.

3. Vul in het veld E-mailadres het e-mailadres in waarop je de link hebt ontvangen.

4. Check je mailbox, open de mail van VobeSoft, klik op de link in de mail, en doorloop de stappen voor het instellen van je wachtwoord. Check je spamfolder indien nodig.

5. Na het succesvol aanmaken van je wachtwoord, kom je terecht op de inlogpagina van Robbe Online.

6. Vul in het veld E-mailadres het e-mailadres in waarop je de link hebt ontvangen.

7. Klik op Log in.

8. Er verschijnt nu een QR code. Deze QR code gebruik je om tweestapsverificatie te installeren voor Robbie Online.

9. Ga door naar stap 2 voor iOS of stap 3 voor Android.

1. Pak je mobiel bij de hand en ga naar de App Store.

2. Gebruik de zoekfunctie en type Google Authenticator in de zoekbalk.

3. Download de Google Authenticator App.

4. Open de Google Authenticator App.

5. Log in met jouw Google Account in de Authenticator App. Dat is belangrijk omdat zo jouw codes gekoppeld worden aan jouw Google Account.
Wanneer je de app niet meer kunt benaderen, omdat je van apparaat bent gewisseld of dat je de app kwijt bent, dan kun je nadat je de app weer hebt geïnstalleerd Robbie Online direct bereiken.

6. Klik op het Plus symbool rechtsonder.

7. Kies voor de optie QR-code scannen.

8. Scan de QR code die is verschenen op de loginpagina van Robbie Online.

9. Doorloop de stappen op het scherm voor het activeren van de tweestapsverificatie.

10. Belangrijk: Zorg ervoor dat je de herstelzin goed bewaard, deze heb je nodig wanneer je toegang tot de Authenticator App verliest.

11. Na het doorlopen van de stappen is tweestapsverificatie geactiveerd voor jouw Robbie Online account.

1. Pak je mobiel bij de hand en ga naar de Google Play-Store.

2. Gebruik de zoekfunctie en type Google Authenticator in de zoekbalk.

3. Download de Google Authenticator App.

4. Open de Google Authenticator App.

5. Log in met jouw Google Account in de Authenticator App. Dat is belangrijk omdat zo jouw codes gekoppeld worden aan jouw Google Account.
Wanneer je de app niet meer kunt benaderen, omdat je van apparaat bent gewisseld of dat je de app kwijt bent, dan kun je nadat je de app weer hebt geïnstalleerd Robbie Online direct bereiken.

6. Klik op het Plus symbool rechtsonder.

7. Kies voor de optie QR-code scannen.

8. Scan de QR code die is verschenen op de loginpagina van Robbie Online.

9. Doorloop de stappen op het scherm voor het activeren van de tweestapsverificatie.

10. Belangrijk: Zorg ervoor dat je de herstelzin goed bewaard, deze heb je nodig wanneer je toegang tot de Authenticator App verliest.

11. Na het doorlopen van de stappen is tweestapsverificatie geactiveerd voor jouw Robbie Online account.

1. Ga naar de Robbie Online inlog pagina.

2. Vul je login gegevens in en klik op Log in.

3. Vul de 6-cijferige code in vanuit je Authenticator App.

4. Klik op Volgende.

5. Je bent nu ingelogd.

Zo kun je Robbie Online op jouw mobiel (iOS) snel openen, zodat je gemakkelijk overal waar je bent jouw administratie kan regelen en inzien!

1. Open Safari.

2. Ga naar de Robbie Online inlogpagina.

3. Tik onderin (bij de iPad bovenin) op de Deelknop. Dat is het pictogram van een vierkant met het pijltje naar boven.

4. Tik op Zet op beginscherm.

5. Tik eventueel op de naam van de site en typ een andere naam.

6. Tik op Voeg toe.

Zo kun je Robbie Online op jouw Android snel openen, zodat je gemakkelijk overal waar je bent jouw administratie kan regelen en inzien!

1. Open de browser Chrome.

2. Ga naar de Robbie Online inlogpagina.

3. Tik rechtsboven op een pictogram met drie stipjes.

4. Tik op Toevoegen aan startscherm.

5. Tik eventueel op de naam van de site en typ een andere naam.

6. Tik op Toevoegen > Toevoegen.

Om tot een factuur te komen werk je in Robbie Online middels deze volgorde: Opdrachtgever > declaratie > conceptfactuur > factuur.

Opdrachtgevers
Bij het tabblad Opdrachtgevers maak je al jouw opdrachtgevers aan. Je klikt op het plus symbool en vult de bijbehorende gegevens in.

Declaratie
Wanneer je een opdrachtgever hebt aangemaakt, kun je declaraties gaan toevoegen aan deze opdrachtgever. Dit is bijvoorbeeld een gewerkte dienst van 8 uur. De declaraties zijn datum gebonden. Om een declaratie toe te voegen:

1. 1. Klik op de ‘Opdrachtgever’.
   2. Ga naar het tabblad ‘Declaraties’ en klik op het ‘Plus’ symbool aan de rechterkant.
   3. Vul de datum in.
   4. Vul de omschrijving in, bijvoorbeeld: Dienst
   5. Je kunt bij ‘Type’ kiezen voor drie opties: Uren maal tarief, vast bedrag of percentage van de omzet. Kies je bijvoorbeeld voor uren maal tarief dan verschijnt een veld waar je de uren kan invullen voor de gewerkte dienst. Je hebt in het beginscherm al je factuurinstellingen ingevuld, bijvoorbeeld het uurtarief. Je kunt je factuurinstellingen ook nog aanpassen op Opdrachtgever niveau en op Declaratie niveau. Dit kan handig zijn als je voor een bepaalde opdrachtgever een ander tarief rekent. Of een specifieke dienst met een afwijkend tarief.
   6. Vul eventueel het aantal kilometers woon-werk in.
   7. Klik op ‘Opslaan’, de declaratie is nu toegevoegd aan de opdrachtgever.

Je kunt op deze manier meerdere declaraties maken voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld maandelijks).

Facturatie
Wanneer je één of meerdere declaraties van een opdrachtgever wil factureren:

1. 1. Klik op de ‘Opdrachtgever’.
   2. Ga naar het tabblad ‘Facturatie’ en klik op het ‘Plus’ symbool.
   3. Je kunt nu de periode voor de factuur vaststellen. Alle declaraties van deze opdrachtgever die binnen de gekozen periode vallen worden zichtbaar op de factuur.
   4. De ‘Factuurdatum’ is automatisch de datum van vandaag, maar kan ook aangepast worden.
   5. De ‘Vervaldatum’ wordt automatisch ingevuld op basis van jouw invoer bij Betaaltermijn(in dagen) in de factuurinstellingen.
      
   6. Klik op ‘Toevoegen’.
   7. Ga naar je ‘Dashboard’. Er staat nu een conceptfactuur klaar in het facturenoverzicht. Een conceptfactuur is te herkennen aan de grijze status Concept en de hekjes bij het factuurnummer. Er wordt pas een factuurnummer gegenereerd wanneer je de conceptfactuur factureert. De functie van de conceptfactuur is een laatste controle. Je kunt de conceptfactuur inzien, aanpassen of verwijderen middels de drie puntjes aan de rechterkant. Let op: alleen een conceptfactuur kan worden verwijderd. Een gefactureerde factuur moet worden gecrediteerd om aan daarna weer aan te passen.
   8. Wanneer je tevreden bent met de inhoud van de conceptfactuur kun je hem factureren, klik op de drie puntjes aan de rechterkant en klik op Factureer. Klik daarna op Ja, hierna wordt automatisch een PDF gedownload waarna de status wordt aangepast naar openstaand.
   9. Pas zelf de status van de factuur aan tijdens het verstuur/betaal proces met de opdrachtgever.

Het definitief verwijderen van een factuur is alleen mogelijk met een conceptfactuur. Wanneer een conceptfactuur is omgezet naar een factuur kun je de factuur alleen ongedaan maken door de factuur te crediteren. Je doet dit door in het facturenoverzicht op de drie verticale puntjes te klikken aan de rechterkant en te kiezen voor ‘Crediteer’. De inhoud van de factuur wordt ongedaan gemaakt en de bijbehorende declaraties zijn weer toegankelijk. Maak hierna een nieuwe factuur aan met de nodige aanpassingen.

Let op: Na het crediteren volgt een extra melding met waarschuwing. Het crediteren van een factuur kan niet teruggedraaid worden.

Dit is een conceptfactuur. De conceptfactuur wordt aangemaakt nadat je de functie ‘Factuur toevoegen’ hebt gebruikt en op ‘Toevoegen’ hebt geklikt. De conceptfactuur is te herkennen aan een grijze status met de tekst ‘Concept’. Daarnaast heeft een conceptfactuur geen volledig factuurnummer (2024-####). Het factuurnummer wordt pas volledig aangemaakt nadat je de conceptfactuur factureert. Je doet dit door in het facturenoverzicht op de drie verticale puntjes te klikken aan de rechterkant en te kiezen voor ‘Factureer’.

Let op: Controleer altijd goed of de conceptfactuur juist is voordat je factureert.

Doorloop de volgende stappen en probeer het daarna opnieuw:

Iphone (iOS)

• Ga naar ‘Instellingen’.
• Ga naar ‘Algemeen’.
• Ga naar ‘Datum en tijd’.
• Zorg ervoor dat ‘Stel automatisch in’ aan staat.

Android

• Ga naar Instellingen.
• Scroll naar beneden en tik op ‘Systeem’.
• Tik op ‘Datum en tijd’.
• Tik op de schuifjes naast ‘Autom. tijd en datum’ en ‘Automatische tijdzone’.
• Zorg ervoor dat automatische tijdzone aan staat.

Dit komt doordat je gekozen hebt voor type Vast bedrag bij de declaratie. Dit probleem is bekend en er wordt gewerkt aan een oplossing.
Bij ‘Type’ Uren maal tarief en ‘Type’ Percentage van omzet zijn de ingevulde kilometers woon-werk wel zichtbaar op de factuur.

Tijdelijke oplossing:

Per declaratie

1. Maak een declaratie aan.
2. Kies dezelfde datum als de declaratie van het bijbehorende vaste bedrag.
3. Geef een omschrijving mee: Bijvoorbeeld ‘Km vergoeding’. Deze omschrijving komt niet op de factuur.
4. Kies voor type = uren maal tarief.
5. Laat het veld uren leeg.
6. Vul het aantal kilometers in bij de km velden.
7. Klik op opslaan.
8. De kilometers worden nu wel meegenomen op de factuur.

Kopiëren declaratie

Je kunt vervolgens deze declaraties kopiëren door gebruik te maken van het ‘pijl’ symbool  aan de rechterkant in het declaratieoverzicht. Pas de datum aan en eventueel het aantal kilometers en klik op opslaan. Een nieuwe declaratie is nu toegevoegd.

Toegestuurde facturen (inkomsten) kun je in Robbie Online kwijt door zelf een nieuwe factuur aan te maken met bijbehorende declaraties.

Na het controleren van de conceptfactuur, maak je de factuur definitief en zet je de status op betaald. Nu wordt het netjes meegenomen in jouw facturenoverzicht. Het factuurnummer van Robbie Online is leidend.

1. 1. Open Google Chrome op je computer.
   2. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes.
   3. Klik op Browsegegevens wissen.
   4. Kies bij Periode voor ‘Alles’.
   5. Zorg dat de drie vinkjes aanstaan. Het ziet er dan zo uit: